L’azienda ha scelto il software web ideato da Zucchetti e distribuito da Infor Ma per dematerializzare i propri archivi

“Abbiamo deciso di sostituire la documentazione cartacea con quella informatica per migliorare l’organizzazione dell’ufficio amministrazione, razionalizzare i processi e reperire più facilmente i fascicoli necessari all’occorrenza – spiega Piergiorgio Polenti, direttore amministrazione finanza e controllo – Il progetto di dematerializzazione si è rivelato fondamentale anche per una profonda riorganizzazione e razionalizzazione della società, in particolare dell’ufficio amministrazione”.

Infinity Dms permette di affrontare ogni aspetto della gestione documentale, trasformando i dati in preziose informazioni e facendo scomparire gli archivi cartacei, con evidenti vantaggi legati anche alla consultazione. Il software, infatti, è parte integrante dello spazio di lavoro virtuale, a cui ogni utente – attraverso la propria MyDesk, ovvero la scrivania personale – può accede alle informazioni o collaborare con i colleghi o con esterni al sistema. Infinity Dms è distribuito da Infor Ma, società partner Zucchetti che si occupa anche della sua installazione nonché della formazione del personale che lo utilizzerà e dell’eventuale assistenza necessaria, così da eliminare ogni possibile criticità per le aziende che lo scelgono. “Il progetto – sottolinea Polenti – ha consentito di dotarci di un sistema documentale più efficiente, sicuro e facile da interrogare, oltre a una migliore risposta alle attese normative in materia di protocollo informatico, documentazione amministrativa e gestione degli archivi”. Senza tralasciare il risparmio in termini di spazio e di materiale: “Infinity Dms permette di recuperare spazi fisici negli uffici e di ridurre in modo importante il consumo di carta per la stampa, con evidenti benefici anche per l’ambiente”.

Grazie al software ogni documento archiviato viene classificato in base a specifiche ‘classi documentali’ scelte dalla singola azienda e gestite dall’utente, che consentono di organizzare le informazioni in contenitori logici a più livelli. In questo modo è possibile mettere in relazione ogni documento con una o più entità applicative per una lettura trasversale delle informazioni tra i vari soggetti chiamati a collaborare. Ovviamente con la possibilità di fissare diversi livelli di sicurezza, in modo da ottenere il grado di riservatezza desiderato.COPYRIGHT LASICILIA.IT © RIPRODUZIONE RISERVATA